Quer digitalizar a gestão das áreas vitais da sua empresa?
Com as novidades PHC CS, Querer é poder
Num mundo em contante evolução, qualquer empresa quer uma gestão ágil, assente em processos cada vez mais simplificados e com propósito claro na organização. A tecnologia e o software de gestão surgem como uma ferramenta fundamental para a evolução dos negócios e dos seus modelos de trabalho, tornando a empresa mais competitiva, sustentável e com isso produtiva e rentável.
Com o aumento da dependência do digital e da tecnologia, o ERP PHC CS mantém-se preparado para garantir a gestão financeira e do core da empresa, focado na excelência financeira e contabilística, numa gestão integrada que garanta todo o cumprimento legal e controlo finaceiro. Adicionalmente, com processos automatizados no software de gestão que executam as tarefas mais rotineiras garantindo fiabilidade de informação e dados.
Assente em três pilares, a nova versão do PHC CS traduz-se numa oferta para uma gestão ainda mais completa das áreas vitais da empresa – o business core e gestão financeira do negócio -, permitindo a evolução digital e garantindo o cumprimento fiscal.
Vamos conhecer as novidades.
Business Core e Gestão Financeira
Controlo completo das áreas vitais da empresa, com gestão integrada e automatização financeira
o atual ecossistema de negócios, em que as empresas enfrentam mais desafios, o software de gestão é a chave para gerir processos complexos e controlar financeiramente os investimentos e tesouraria.
Desafios que trouxeram uma alteração na estratégia das empresas e, com ela, a necessidade de uma nova produção de ferramentas para gerir toda a atividade. Da integração das áreas centrais, aos processos e finanças, passando pelas operações.
Para uma gestão orientada para a eficiência e controlo total das áreas vitais da empresa – o core business -, o ERP PHC CS permite uma gestão completa destas áreas, com recurso à automatização de processos, e integrando num único sistema a gestão financeira, a contabilidade e o cumprimento das obrigações.
Com produtividade na ordem do dia, o PHC CS é a solução que facilita a execução das tarefas diárias, dando aos gestores mais tempo para o que realmente importa: o negócio.
Gestão de números de série com o PHC CS Equipamento
Movimente números de série nos stocks e documentos
Garantir a eficiência na gestão de stocks da empresa é essencial para a rentabilidade e para a otimização dos stocks, evitando desperdícios e consequentemente custos operacionais desnecessários.
Controlar as entradas e saídas de equipamentos nos stocks da empresa é fundamental, sendo que uma gestão otimizada garante a disponibilidade de equipamentos a qualquer momento, compras no momento certo e nas quantidades que a empresa realmente necessita.
A otimização é fundamental, e para isso, o PHC CS adiciona a possibilidade de movimentar equipamentos diretamente a partir dos respetivos documentos – de compra, e de venda -, ou seja, apenas com a informação dos números de série que constam nos documentos, o software de gestão movimenta os respetivos stocks. Os stocks de equipamentos ficam logo atualizados e o utilizador não tem que efetuar adicionalmente qualquer tipo de movimento de stock.
Marcação de férias de acordo com a legislação
Para uma gestão mais eficiente da sua equipa, através do PHC CS é fácil gerir as férias de cada um dos seus colaboradores, de acordo com a lei de Moçambique e as suas especificações.
No ato de marcação de férias, será avisado dos dias que cada membro da equipa dispõe, bem como com o acesso aos dias já marcados e quantos tem por marcar. Facilitando o processo de gestão de férias.
Gestão avançada de stocks com cativação de stock e reserva de clientes
Cative e reserve stock de modo a satisfazer as encomendas dos seus clientes de forma mais fácil e rápida
Otimizar os stocks da empresa, de forma a satisfazer todas as necessidades dos clientes é um desafio diário. A isto, soma-se a necessidade de ter sempre os stocks atualizados ao momento e de ter sempre artigos disponíveis em armazém.
Num contexto em que a necessidade de ter tudo otimizado, desde as compras às vendas, e principalmente em empresas que cativam muitos stocks para clientes é fundamental ter toda esta gestão otimizada. Tendo em conta esta necessidade premente, enquanto solução completa PHC CS tem a possibilidade de cativação de stock, precisamente para garantir a reserva de artigos encomendados por clientes, mas ainda não faturados.
Para além disso, através de um sistema de pré-cativação de stock, ao efetuar encomendas a qualquer fornecedor, consegue desde logo saber que encomendas a clientes tem que satisfazer e distribuir essas referências encomendadas pelas encomendas de clientes pretendidas.
Os resultados são evidentes: clientes sempre acompanhados e satisfeitos, para além de uma gestão de stocks otimizada, garantindo custos operacionais reduzidos.
Inventário de stocks
Calcule ao momento o valor do seu inventário e veja tudo o que o constitui
Uma gestão avançada de stocks da empresa é essencial visto que, sempre que otimizada, traduz-se no menor investimento possível de mercadoria parada em armazém.
Para esta otimização e controlo a tomada de decisão sobre os stocks da empresa é fundamental: deve basear-se em informação real e ao momento, e ser fundamentada nas melhores práticas.
Trazemos por isso para o PHC CS o apoio necessário para uma tomada de decisão eficaz sobre os stocks da empresa e, consequentemente, para a otimização do investimento em mercadorias. Com PHC CS é possível consultar, em qualquer momento e dispositivo, informação sobre o inventário atualizado de stocks da empresa – seja por um determinado armazém ou em todos os armazéns, ou com a valorização que bem entender.
E com isto, a otimização e controlo apurado dos stocks da empresa é possível com recurso ao software de gestão. E tudo isto a par de uma tomada de decisão eficaz na gestão de stocks e de mercadorias em armazém.
Inventário físico
Garanta total coerência entre o stock que tem em armazém e o que tem registado no ERP através de inventários físicos
A gestão de stocks em qualquer empresa assume, muitas vezes, cargas administrativas de trabalho e informação dispersa, que em nada contribuem para uma gestão avançada e otimizada dos artigos e dos armazéns.
Um inventário físico dos stocks da empresa, disponível no ERP, é fundamental para garantir informação sempre atualizada, para além de uma gestão de compras mais eficiente.
A partir desta versão, o PHC CS possibilita o registo direto do inventário físico diretamente no ERP e permite fazer a comparação com o que está registado nas respetivas fichas de artigos, perceber os desvios e fazer as respetivas correções automaticamente e em lote.
Os ganhos operacionais são evidentes com o apoio de uma solução como o PHC CS: menos tempo administrativo a registar e comparar informação de inventário, e garantia de informação sempre atualizada.
Dossiers de produção
Emita ordens de produção a partir de matérias-primas com autonomia e controle os respetivos stocks e preços de venda
Sempre que a empresa faz a produção dos seus próprios artigos para venda, enfrenta um processo complexo de gestão de matérias-primas e de artigos finais.
Ora, para uma gestão de século XXI, com desafios prementes de rapidez e qualidade na produção de artigos, para uma venda igualmente rápida e rentável, esta produção deve estar o mais otimizada possível: algo que só se consegue com um ERP completo e automatização de processos.
No PHC CS foram desenvolvidos Dossiers de Produção, especificamente para permitir a estas empresas gerir o processo de produção de artigos, de forma integrada no ERP. E, porque a definição de preços de custo e preços de venda é fundamental ao negócio, ao produzir os artigos o software de gestão calcula automaticamente os preços de custo e de venda.
Os resultados? Produção de artigos rápida e facilitada com o apoio do ERP, incluindo cálculos de custos e de preços de vendas para um melhor controlo financeiro.
Referências alternativas nos stocks e serviços
Substitua facilmente uma referência por outra que sirva como alternativa
Gerir referências de artigos (ou mesmo de serviços prestados) é normalmente complexo na empresa, sendo por vezes no momento de faturação que se percebe que foi dada saída da referência que estamos a usar. Consequentemente a fatura não é emitida, mas, em alguns casos, poderia ter sido, caso o gestor conseguisse naquele momento perceber que referências são semelhantes o suficiente a ponto de substituir a pretendida inicialmente.
Com o PHC CS é possível a criação de referências alternativas, precisamente para garantir a faturação nestes casos. Para além disso, é possível visualizar a relação entre referências no momento da emissão de fatura e trocar de referências, sem ter de cancelar tudo.
Com esta possibilidade os ganhos de eficiência são evidentes, sem perda de dados nem de tempo essencial a outras tarefas.
Alterar o nome do cliente genérico nos documentos de faturação e dossiers internos
Utilize o ‘cliente genérico’ nos documentos de venda com a informação disponível para preenchimento
Cada vez mais os processos de venda têm que ser rápidos e ágeis, e nem sempre existe a necessidade de uma ficha de cliente completa para realizar uma venda.
Para isso, o PHC CS tem ao dispôr o conceito de ‘Cliente genérico’, usado para os casos em que uma venda é tão esporádica que não existe a necessidade de preencher uma ficha de cliente completa, para a emissão de uma fatura ou qualquer outro documento.
No entanto, existe informação que pode ser importante preencher, e para isso o PHC CS disponibiliza no ‘Cliente genérico’ campos passíveis de serem preenchidos com informação adicional, possibilitando a faturação e registo de vendas mais rápida e facilmente, sem ser necessário a criação de um registo de cliente específico.
Uma solução completa para ganhar velocidade e agilidade nas vendas, sem perda de informação essencial.
Emissão automática de faturação com variáveis nos dossiers de avenças
Emita e fature automaticamente as avenças dos seus clientes, com variáveis de informação
Com a velocidade em que os negócios se concretizam, é cada vez mais comum o recurso a contratos de avenças, simplificando em muitos casos a prestação de serviços. Com isto surge, cada vez mais, a necessidade de as empresas emitirem avenças, sendo o mais comum a emissão de várias avenças em simultâneo.
Ao emitir uma avença – ou uma série delas -, há que garantir que a informação é a correta, em todos os documentos emitidos, e para cada um dos intervenientes em causa: é demasiada informação a ter em conta para, na maioria das vezes, demasiados documentos a emitir. E tendo em conta que é uma tarefa realizada de forma manual é uma das tarefas que mais atenção e tempo exige na empresa.
A faturação de avenças é, em muitas empresas uma tarefa recorrente, essencial à faturação e com impacto direto nos recebimentos e na tesouraria, sendo por isso que com o PHC CS a emissão de avenças é uma tarefa possível de ser automatizada, garantindo a segurança da informação que consta nestes documentos, para além de rapidez e celeridade na emissão deste tipo de faturas.
Agora, para além disso, vem permitir – a partir da sua versão 32 -, que cada avença seja personalizada com informação variável na sua descrição, traduzindo-se em maior personalização, num processo totalmente automático.
Para isso, o utilizador apenas deve configurar os campos com o tipo de variável que pretende que o software de gestão preencha, e já está.
O resultado? Avenças emitidas de forma automática pelo PHC CS, com informação personalizada em cada documento emitido. Isto para além da segurança nos dados de faturação e processos que passam a ser ainda mais rápidos e facilitados.
Opção de fecho de dossiers totalmente satisfeitos na emissão automática de faturação e cópia de dossiers
Tenha um maior controlo sobre o fecho automática de dossiers internos no momento de cópia e de faturação.
A eficiência nos processos administrativos da empresa exige controlo dos processos internos. E ao mesmo tempo que um software de gestão consegue automatizá-los, poupando tempo aos utilizadores e custos operacionais à empresa, também os deverá controlar, garantido a eficiência operacional e o controlo – de dados, de informação, ou mesmo do estado atual.
Ao controlar os dossiers internos e automatizar muitos dos processos administrativos, o PHC CS passa também a fechar os dossiers internos de forma automática, sem intervenção do utilizador neste processo, e anulando qualquer possibilidade de esquecimento.
E porque o PHC CS se adapta às necessidades da empresa, o fecho automático de dossiers internos é realizado pelo software de gestão mediante o que a empresa pré-definiu: se fecho do dossier de origem apenas quando o dossier de destino/fatura satisfaça totalmente a quantidade do dossier original, ou se o fecho do dossier de origem ocorre logo no momento de cópia de dossier ou emissão de fatura, independentemente da quantidade satisfeita.
Com isto, a empresa garante processos administrativos mais eficientes e controlados. E os esquecimentos destes pequenos, mas grandes detalhes são minimizados, dando toda a segurança aos utilizadores que o software de gestão está, também, a trabalhar por si.
Compliance Fiscal
Máximo rigor no cumprimento de normas fiscais
O cumprimento das diversas normas fiscais requer às empresas elevada organização, sob pena de sofrerem coimas. Tarefa cada vez mais demorada e exigente pelos diferentes procedimentos e ações administrativas.
Perante estas necessidades, a compliance fiscal depende de um ERP integrado, capaz de assegurar o cumprimento das obrigações fiscais, garantindo facilidade, reduzindo erros e com controlo sobre a contabilidade.
Preparado para se adaptar às exigências de cada negócio, o software de gestão PHC CS confere às empresas maior produtividade por meio da automatização de processos e oferecendo aos negócios maior eficiência na sua gestão.
Para uma gestão mais rigorosa, sem inconsistências e em total conformidade com as normas fiscais, o ERP apoia as empresas com máximo controlo sobre as suas obrigações e, com isso, maior autonomia , rigor e eficiência.
Produção e validação do ficheiro de Segurança Social
Produza e entregue o ficheiro da Segurança Social sem erros e com um melhor experiência de utilização
Para além de obrigações fiscais, as obrigações relativas aos trabalhadores são, também, uma preocupação constante. E mais precisamente as brigações relativas à Segurança Social implicam muita informação a comunicar referente aos colaboradores da empresa.
A produção do ficheiro da Seguraça Social exige algumas validações que demoram tempo, sempre que feitas de forma manual. A partir da versão 32 o PHC CS faz um conjunto de validações que, se forem reprovadas, não permitem a produção do ficheiro.
Desta forma, o software garante a entrega da informação em conformidade com o exigido pela lei.
Aproveite para conhecer a solução de Gestão de Capital Humano, a apoiar as empresas na gestão de pessoas.
Web para a transformação digital
Tecnologia ao serviço da gestão empresarial
A digitalização tornou a tecnologia essencial oo desenvolvimento das empresas e do negócio. Com essa revolução ainda em curso, voltada para a modernização dos negócios, o futuro chega com precisão: “a transição digital não espera decisões e não perdoa atrasos”. Palavras de Ricardo Parreira, CEO da PHC.
De acordo com o estudo Global Digital Trust Insights 2021 da PwC, 40% dos executivos dizem ter acelerado a digitalização de suas empresas. Valor que aponta para a crescente inclinação pela transformação digital como abordagem estratégica e económica.
Com a competitividade cada vez mais dependente desta evolução, são necessárias ferramentas de gestão que a acompanhem. Neste contexto, a nova versão do PHC CS traz para o ERP novidades que trazem ainda mais agilidade ao negócio e à gestão, e uma tomada de decisão mais rápida, em qualquer lugar.
Assistente de marcação de faltas
Marque faltas de funcionários de forma automática e em lote
A marcação de faltas dos colaboradores é um processo que no PHC CS Web é autónomo, ou seja, é o próprio colaborador que marca as suas férias e faltas no software. Isto permite, para além de uma aprovação rápida, o processamento de vencimentos célere e sem margem para erros.
O colaborador tem toda esta autonomia, mas por vezes é necessário a marcação de faltas para um conjunto de colaboradores – como por exemplo em situações de layoff -, tarefa sob a responsabilidade das equipas de recursos humanos ou financeiras. Ora, isto acarreta tempo para quem tem a responsabilidade de o fazer, e atenção para que não existam erros.
Com o assistente de marcação de faltas do PHC CS Web é possivel também a marcação de faltas em lote para conjuntos de colaboradores, minimizando erros e garantindo um processamento sem falhas nos respetivos vencimentos.
Monitor de emissão Automática de Recibos Diversos
Processe as despesas dos seus funcionários e lance os respetivos recibos de forma automática e em lote
Todos os meses a grande parte dos colaboradores da empresa submete as mais variadas despesas, que depois é preciso processar. Ao fazê-lo manualmente e a cada despesa de forma individual, torna-se uma tarefa morosa, sujeita a erros que podem significar mais custos operacionais e mais tempo.
Um ERP capaz de automatizar estas, entre outras tarefas traz, por isso, largas vantagens para a empresa:
- otimização de processos operacionais;
- segurança que todos os valores monetários são os corretamente processados;
- inexistências de custos operacionais adicionais (comuns quando este tipo de tarefas é feita de forma manual);
- datas de processamento sempre cumpridas;
- redução substancial do tempo dos utilizadores despendido em tarefas administrativas.
O processamento de despesas dos colaboradores é uma das tarefas que mais tempo e atenção exige: é algo moroso quando feito manualmente, para além de exigir foco e atenção para que não existam erros que se traduzam em custos adicionais para a empresa.
Aproveite para conhecer a solução Gestão de capital humano para gestão simplificada dos recursos humanos da empresa.
Gestão de Capital Humano | Atração e Recrutamento: Transferência entre candidaturas
Transfira candidaturas entre diferentes processos de recrutamento conforme o perfil dos seus candidatos
Um recrutamento eficiente é essencial na atração de talento para a empresa, e identificar quais os melhores talentos para as vagas em aberto não é uma tarefa fácil. Muitas vezes, os candidatos enviam a sua candidatura a uma determinada vaga, mas que depois de analisada se conclui que aquele candidato em específico é mais adequado para outra função em aberto.
O que fazer nestes casos? Ora, se todo o processo de candidatura já é gerido de forma centralizada pelo software de gestão, a candidatura transfere-se para o processo de recrutamento para o qual faz mais sentido.
A partir daqui o PHC CS continua a trabalhar para que a empresa consiga recrutar de forma mais eficiente e, nestes casos, transfere facilmente toda a informação e dados para o recrutamento que mais faz sentido. A partir de agora basta marcar a entrevista, e continuar com o processo.
Aproveite para conhecer a solução Gestão de capital humano para gestão simplificada dos recursos humanos da empresa.
Configurar se a aplicação preenche automaticamente a password ao fazer o login
O negócio ainda mais seguro com passwords mais protegidas
A segurança da empresa e do negócio é exigente e determinante, sendo uma prioridade no que a software de gestão respeita.
O PHC CS possibilita uma série de medidas de segurança no acesso ao software de gestão, algo fundamental para garantir a inviolabilidade de dados e de informação da empresa, e de onde podemos destacar:
- dupla autenticação via APP PHC Notify
- definição de password complexa por parte de cada utilizador.
Hoje em dia, ao aceder a qualquer aplicação ou site, em qualquer browser de internet, a password pode ser guardada, se assim o utilizador o pretender. Mas porque a segurança no acesso ao software de gestão é uma preocupação constante, a partir desta versão é possível configurar se ao aceder ao PHC CS o browser preenche (ou não) automaticamente a password do utilizador, aumentando assim os níveis de segurança no acesso. Mesmo que o utilizador diga que pretende guardar as passwords de acesso no seu browser, caso esteja configurado que a password do PHC CS não ficará guardada, o browser não vai conseguir guardar a respetiva password.
Mais uma medida de segurança de acesso ao software de gestão para garantir a confidencialidade do negócio.
Controlo do número de tentativas de login falhadas na aplicação
Aumente a segurança do seu negócio configurando quantas vezes um utilizador pode errar a palavra-passe ao tentar aceder à aplicação
Medidas de segurança no acesso a qualquer ERP garantem a segurança dos dados e dos processos da empresa. O PHC CS – enquanto software de gestão completo e customizável às necessidades mais específicas de qualquer organização -, deve garantir que todos os dados, processos e informação de negócio tratados no ERP se tornam invioláveis.
Para isso, regularmente o PHC CS apresenta medidas de segurança adicionais. Para além de dupla autenticação via APP PHC Notify, o ERP conta agora com a configuração de número máximo de tentativas erradas de login – definidas pela empresa -, após as quais o acesso ao software é bloqueado, protegendo a informação e o negócio.
Impressão de listagens de extratos de conta corrente
Tenha impressões de ecrã totalmente preparadas para serem usadas como suporte físico
O mundo está cada vez mais digital, mas, de quando em vez, é ainda necessário imprimir um ou outro documento que, caso seja para entregar a algum cliente ou fornecedor, é importante que a imagem seja cuidada e a informação esteja visualmente apelativa.
Enquanto solução completa, o PHC CS mantém-se a par desta importância e tem, a partir desta versão, novos layouts de impressão de documentos.
Desta forma as empresas conseguem passar a informação de forma apelativa e destacando apenas o que realmente interessa.
Consulta e pesquisa facilitada no E-commerce B2B
Ofereça aos seus clientes uma experiência de consulta de artigos agradável e rápida online
Na venda online, a experiência de utilização é fundamental. Apresentar os produtos ou serviços prestados de forma apelativa e proporcionar uma boa experiência ao cliente é fundamental para que a escolha seja fácil e a compra se torne intuitiva. Um catálogo bem estruturado, e com os artigos ou serviços facilmente encontráveis através de pesquisas é essencial para que o cliente encontre rapidamente e facilmente tudo o que precisa.
Uma loja online é uma porta aberta ao mundo dos produtos ou serviços que qualquer empresa tem para vender, e como tal, a experiência de compra deve ser intuitiva e estar facilitada, para que não existam quaisquer tipos de atrito em nenhuma das fases. Facilitando todo o processo, a empresa consegue otimizar os canais de venda online e com isso vender mais e fidelizar os seus clientes.
O PHC CS tem soluções de E-commerce – B2C e B2B – integradas e desenvolvidas no software de gestão, garantindo integração, segurança, para além de rapidez e facilidade de compra. E porque a experiência de utilização é fundamental, apresenta melhorias no E-commerce B2B, na apresentação do catálogo de produtos ou serviços. Tudo para que a experiência de utilização de compra seja fluida e intuitiva.
As soluções Ecommerce do PHC CS permitem às empresas implementar canais online de venda. Saiba mais sobre as soluções E-commerce do PHC CS.
Moradas de descarga no E-commerce B2B
Adicione moradas de descarga às encomendas via E-commerce B2B
As compras e vendas à distância vieram para ficar – sejam em mercados B2C ou B2B -, e vieram tornar as trocas comerciais mais ágeis e rápidas. Tudo isto trouxe vantagens e desafios acrescidos às empresas, quer ao nível das operações internas, quer ao nível da logística.
O PHC CS tem soluções próprias que permitem às empresas implementar canais online de venda e interação, como o E-commerce B2B: um portal de acesso exclusivo para empresas que, numa ótica de self-service, conseguem efetuar encomendas, ver o estado de conta-corrente, para além a possibilidade de pagamento de faturas com diversos modos de pagamento disponíveis e em tempo real. Tudo isto integrado no ERP PHC CS.
Um mundo novo em que os desafios são constantes e as necessidades estão sempre a evoluir. O PHC CS evolui também e a partir da versão 32, o cliente consegue criar locais de descarga de mercadorias encomendadas, diretamente no E-commerce B2B, e usar essa mesma informação no momento de colocação de encomendas aos seus fornecedores. Tudo de forma automatizada, trazendo autonomia e velocidade no momento de encomendar.
As soluções Ecommerce do PHC CS permitem às empresas implementar canais online de venda. Saiba mais sobre as soluções E-commerce do PHC CS.
